Compliment Normatiu Intern – Part teòrica i pràctica

El compliment normatiu, també conegut com a “compliance”, és essencial per als despatxos d’advocats, en la mesura en que aquests estem subjectes a diverses regulacions i normatives tant en l’àmbit legal com en l’empresarial. També són altres els subjectes financers obligats, així com determinades persones físiques o jurídiques en l’exercici de la seva activitat professional. En aquest sentit, al Principat d’Andorra la normativa que ho regula és la Llei 14/2017 del 22 de juny, de prevenció i lluita contra el blanqueig de diners o valors i el finançament del terrorisme, i en particular es preveu en seu article segon, que queda redactat com segueix:

Article 2. Àmbit d’aplicació […]

1. Subjectes obligats financers, que són les persones físiques o jurídiques que pertanyen a les categories següents:
a) entitats operatives del sistema financer;
b) companyies d’assegurances autoritzades a operar en el ram de vida;
c) corredors d’assegurances, persones físiques o jurídiques que, a canvi d’una remuneració, realitzin una activitat de mediació d’assegurances en el ram vida;
d) institucions de gir postal;
e) sucursals situades a Andorra dels subjectes obligats indicats a les lletres a) a d), amb independència del lloc on tinguin la seva administració central.

2. Les següents persones físiques o jurídiques, en l’exercici de la seva activitat professional:
a) comptables externs, assessors fiscals i auditors;
b) notaris, advocats i membres d’altres professions jurídiques independents, quan participin, actuant en nom i per compte del seu client, en qualsevol operació financera o immobiliària, o assistint en la planificació o realització d’operacions per compte del seu client relatives a:
– la compravenda o altres actes de disposició de béns immobles o entitats;
– la gestió de fons, valors o altres actius del client; – l’obertura o gestió de comptes bancaris, comptes d’estalvi o comptes de valors;
– l’organització de les aportacions necessàries per a la creació, el funcionament o la gestió de societats;
– la creació, funcionament o gestió de fideïcomisos, societats, associacions, fundacions o estructures anàlogues;
c) economistes, gestors i proveïdors de serveis a societats, altres entitats jurídiques, instruments jurídics de fideïcomís i altres estructures fiduciàries;
d) agents immobiliaris que realitzin activitats relacionades amb la compravenda d’immobles;.
e) persones que comerciïn amb béns únicament en la mesura en què els pagaments s’efectuïn o es rebin en efectiu i per import igual o superior a 10.000 euros, ja es realitzin en una operació o en diverses operacions entre les quals sembli existir algun tipus de relació;
f) casinos de joc, presencials i en línia; g) les associacions, fundacions i altres entitats sense ànim de lucre en els termes que estableix la disposició addicional primera d’aquesta Llei.

3. Estan subjectes a aquesta Llei les persones físiques o jurídiques no residents que, a través de sucursals mitjançant la prestació de serveis sense establiment permanent, realitzin al Principat d’Andorra activitats d’igual naturalesa a les esmentades en aquest article.

Tanmateix, al Principat disposem del corresponent òrgan independent encarregat d’impulsar i coordinar les mesures de detecció, prevenció i lluita contra el blanqueig de diners o valors, contra el finançament del terrorisme i contra la proliferació d’armes de destrucció massiva, la UIFAND (Unitat d’Intel·ligència Financera d’Andorra).

A continuació, es presenten algunes obligacions en matèria de compliance que apliquen als despatxos d’advocats, així com algunes pràctiques recomanades:

1. Confidencialitat i Protecció de Dades:

Els advocats manegem informació confidencial dels clients, pel que resulta crucial garantir la confidencialitat, així com complir amb la corresponent normativa de protecció de dades: Llei 29 2021, del 28 d’octubre, qualificada de protecció de dades personals i Reglament d’aplicació de la Llei 29/2021, del 28 d’octubre, qualificada de protecció de dades personals (Decret 367/2022, del 14-9-2022).

2. Prevenció del Blanqueig de Capitals i Finançament del Terrorisme:

Implementar polítiques i procediments per a la deguda diligència en la identificació de clients i la detecció de transaccions sospitoses, d’acord amb les lleis nacionals i internacionals. De conformitat amb la Llei 14/2017 s’estableixen les següents mesures concretes:

• Confecció d’un ERI (Estudi del Risc Intern), document escrit que considera tots els factors del risc rellevants i les mesures de mitigació del mateix, el qual s’ha d’actualitzar de manera periòdica i ha d’estar a disposició tant dels treballadors com de la UIFAND (art. 5).
• Aplicar les mesures de diligència corresponents (art. 8) ja siguin simplificades (art. 11) o reforçades (art. 6.2 i art. 12), que bàsicament són, entre d’altres:
  • Identificació del client
  • Identificació del Beneficiari Efectiu.
  • Avaluació i comprensió de l’índole de la relació de negocis.
  • Aplicació de les mesures de seguiment.
  • Complir amb les obligacions en relació a les Persones Políticament Exposades (PEPs).
  • Aplicar mesures restrictives, si s’escau.
• Declarar davant la UIFAND, per iniciativa pròpia, qualsevol operació o projecte d’operació relativa a fons respecte dels quals es tingui la certesa o es conegui, hi hagi sospites o motius raonables per sospitar que són el producte d’una activitat delictiva o que estan relacionades amb el finançament del terrorisme, i contestar sense demora a les sol·licituds d’informació addicional que els hi dirigeixi la UIFAND, i facilitar a la UIFAND tota la informació que sigui requerida en l’exercici de les seves funcions (art. 20).
• Conservació de la documentació durant 10 anys (art. 37).

3. Ètica Professional:

Complir amb els codis d’ètica professional aplicables a la pràctica legal. Això pot incloure evitar conflictes d’interès i actuar amb integritat.

4. Prevenció de Conflictes d’Interès:

Establir processos per a identificar i gestionar els possibles conflictes d’interès entre els advocats del despatx i els seus clients.

5. Compliment Fiscal:

Complir amb les obligacions fiscals locals, presentant declaracions d’impostos de manera precisa i oportuna.

6. Gestió de Riscos:

Desenvolupar i implementar un programa integral de gestió de riscos que inclogui la identificació i avaluació de riscos legals, financers i operatius.

7. Formació Contínua:

Proporcionar formació contínua als empleats del despatx sobre les lleis i regulacions rellevants, així com sobre les polítiques internes de compliment.

8. Seguretat de la Informació:

Garantir la seguretat de la informació mitjançant la implementació de mesures tècniques i organitzatives per a protegir la confidencialitat, integritat i disponibilitat de les dades.

9. Procediments i Auditories Internes:

Realitzar auditories internes periòdiques per a avaluar l’eficàcia dels controls de compliment i per a identificar i corregir possibles deficiències. En particular, l’article 40.2 de la Llei 14/2017 preveu l’obligació de designar l’òrgan de control intern (O.C.I.C.) encarregat de l’organització i la vigilància del compliment de les normes per la prevenció del blanqueig de diners o valors i el finançament del terrorisme i la seva notificació a la UIFAND.

Una vegada considerades algunes de les obligacions formals més rellevants en la matèria, passem a considerar la seva posada en pràctica en el nostre país. En aquesta línia, fa cinc anys, i un any després de l’entrada en vigor de la Llei 14/2017, concretament el dia 11 de juny de 2018, la UIFAND va publicar una nota informativa adreçada al sector dels advocats i altres professionals jurídics, ja que determinades obligacions en la matèria de prevenció de blanqueig de capitals no s’estaven complint de forma eficient, sent alguns exemples els següents: no s’estava identificant en profunditat al client al no disposar d’un document KYC, no s’establia una classificació dels clients en funció del risc, no es desenvolupava un ERI de manera correcta, no s’aplicaven les mesures de diligència suficients, no s’aplicaven, revisaven o actualitzaven les polítiques internes, o no es documentaven de manera escrita els anàlisis efectuats en relació a les operacions sospitoses. De la mateixa manera, la UIFAND ha expedit altres notes informatives de la mateixa índole adreçades al sector immobiliari, als economistes, comptables, assessors fiscals, auditors, gestories i altres proveïdores de serveis a societats.

Podem concloure doncs que resulta essencial que les entitats obligades adaptem els nostres programes de compliance a les característiques específiques de la pràctica i jurisdicció. A més, aquests han de mantenir-se actualitzats en tot moment atenent als canvis que es van produint en la legislació i normatives que puguin afectar la seva obligació de compliment. En el cas d’un despatx d’advocats com el nostre, el compliment és especialment important donada la naturalesa del nostre treball a l’implicar un alt grau de confidencialitat i responsabilitat ètica. En resum, el compliance no sols és una obligació legal, sinó que també és imprescindible per a mantenir la integritat, la confiança del client i evitar conseqüències legals adverses, pel que implementar un programa de compliance efectiu no sols protegeix la pròpia empresa, sinó que també contribueix a la salut general del sistema legal i la justícia.