Funcions d’una secretària de direcció

A qualsevol empresa, ja sigui petita, mitjana o gran, cadascun dels treballadors que en formen part són una clau imprescindible per poder assolir tots els objectius que es proposin. Cada membre del personal ha de tenir clares les seves funcions dins del grup i ha de saber potenciar-les perquè tot vagi encaminat i en bona direcció. És fonamental mantenir una bona gestió; però, no obstant això, per a tenir-la s’escau partir de la base d’una correcta organització. Una de les figures que afavoreix més l’organització dins les mitjanes empreses es la secretària o secretari de direcció.

Es tracta de la figura professional que col·labora directament amb la direcció general de l’empresa, havent de respondre a les necessitats logístiques, organitzatives i d’agenda dels càrrecs directius de l’empresa. S’encarrega d’assegurar que el seu cap, en tot moment, gaudeixi de disponibilitat temporal ben gestionada, materials d’oficina, suport dels companys pertinents, organització de les seves interlocucions, etc. per poder gestionar correctament la seva feina. Durant anys, el o la secretaria d’una empresa tenia poques altres funcions que l’atenció al client, la resposta telefònica, la realització de fotocopies i la gestió administrativa i d’arxius.

Cal tenir en compte que la posició professional descrita és la que s’encarrega de fer de filtre entre la gerència i la resta (ja siguin treballadors o clients), qui organitza les reunions, qui atendrà els correus electrònics i les trucades de telèfon que entrin a la centraleta general, diferenciant entre els encàrrecs rebuts tots aquells que siguin realment importants per la direcció.

Amb l’evolució de les empreses també han evolucionat les seves necessitats, així com les funcions associades a aquestes. Així, amb el pas del temps, la figura del secretari o la secretaria de direcció, ha esdevingut un lloc de feina imprescindible dins l’organigrama de qualsevol empresa (més en les mitjanes que en les petites empreses).

Per tant, amb independència que el o la professional en qüestió pugui tenir o no estudis de nivell superior o universitaris, per norma general, ha de ser una persona organitzada i molt dinàmica. Alhora, ha de tenir un caràcter afable, do de gens i facilitat comunicativa en diferents idiomes, ja que serà qui farà d’enllaç entre els diferents departaments de l’empresa, la direcció i tots els clients.

 

Augé Legal & Fiscal