Cumplimiento Normativo Interno – Parte teórica y práctica

El cumplimiento normativo, también conocido como ‘compliance’, es esencial para los despachos de abogados, en la medida en que estos estamos sujetos a diversas regulaciones y normativas tanto en el ámbito legal como en el empresarial. También son otros los sujetes financieros obligados, así como determinadas personas físicas o jurídicas en el ejercicio de su actividad profesional. En este sentido, al Principat d’Andorra la normativa que lo regula es la Ley 14/2017 del 22 de junio, de prevención y lucha contra el blanqueo de capitales o valores y el financiamiento del terrorismo, y en particular se prevé en su artículo segundo, que queda redactado como sigue:

Artículo 2. Ámbito de aplicación […]

1. Sujetos obligados financieros, que son las personas físicas o jurídicas que pertenecen a las categorías siguientes: a) entidades operativas del sistema financiero; b) compañías de seguros autorizadas para operar en el ramo de vida; c) corredores de seguros, personas físicas o jurídicas que, a cambio de una remuneración, realicen una actividad de mediación de seguros en el ramo vida; d) instituciones de giro postal; e) sucursales situadas en Andorra de los sujetos obligados indicados en las letras a) a d), con independencia del lugar donde tengan su administración central.

2. Las siguientes personas físicas o jurídicas, en el ejercicio de su actividad profesional: a) contables externos, asesores fiscales y auditores; b) notarios, abogados y miembros de otras profesiones jurídicas independientes, cuando participen, actuando en nombre y por cuenta de su cliente, en cualquier operación financiera o inmobiliaria, o asistiendo en la planificación o realización de operaciones por cuenta de su cliente relativas a:

• • la compraventa o otros actos de disposición de bienes inmuebles o entidades;
  • la gestión de fondos, valores u otros activos del cliente;
  • la apertura o gestión de cuentas bancarias, cuentas de ahorros o cuentas de valores;
  • la organización de las aportaciones necesarias para la creación, el funcionamiento o la gestión de sociedades;
  • la creación, funcionamiento o gestión de fideicomisos, sociedades, asociaciones, fundaciones o estructuras análogas; c) economistas, gestores y proveedores de servicios a sociedades, otras entidades jurídicas, instrumentos jurídicos de fideicomiso y otras estructuras fiduciarias; d) agentes inmobiliarios que realicen actividades relacionadas con la compraventa de inmuebles; e) personas que comercien con bienes únicamente en la medida en que los pagos se efectúen o se reciban en efectivo y por importe igual o superior a 10.000 euros, ya sea en una operación o en varias operaciones entre las que parezca existir algún tipo de relación; f) casinos de juego, presenciales y en línea; g) las asociaciones, fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro en los términos que establece la disposición adicional primera de esta Ley.

3. Están sujetas a esta Ley las personas físicas o jurídicas no residentes que, a través de sucursales mediante la prestación.

No obstante, en el Principado disponemos del correspondiente órgano independiente encargado de impulsar y coordinar las medidas de detección, prevención y lucha contra el blanqueo de capitales o valores, contra el financiamiento del terrorismo y contra la proliferación de armas de destrucción masiva, la UIFAND (Unidad de Inteligencia Financiera de Andorra).

A continuación, se presentan algunas obligaciones en materia de compliance que aplican a los despachos de abogados, así como algunas prácticas recomendadas:

1. Confidencialidad y Protección de Datos:

Los abogados manejamos información confidencial de los clientes, por lo que resulta crucial garantizar la confidencialidad, así como cumplir con la correspondiente normativa de protección de datos: Ley 29/2021, del 28 de octubre, calificada de protección de datos personales y Reglamento de aplicación de la Ley 29/2021, del 28 de octubre, calificada de protección de datos personales (Decreto 367/2022, del 14-9-2022).

2. Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo:

Implementar políticas y procedimientos para la debida diligencia en la identificación de clientes y la detección de transacciones sospechosas, de acuerdo con las leyes nacionales e internacionales. Conforme a la Ley 14/2017 se establecen las siguientes medidas concretas:

• Elaboración de un ERI (Estudio de Riesgo Interno), documento escrito que considera todos los factores de riesgo relevantes y las medidas de mitigación del mismo, el cual se debe actualizar de manera periódica y debe estar a disposición tanto de los trabajadores como de la UIFAND (art. 5).
• Aplicar las medidas de diligencia correspondientes (art. 8) ya sean simplificadas (art. 11) o reforzadas (art. 6.2 y art. 12), que básicamente son, entre otras:
  • Identificación del cliente
  • Identificación del Beneficiario Efectivo.
  • Evaluación y comprensión de la naturaleza de la relación de negocios.
  • Aplicación de las medidas de seguimiento.
  • Cumplir con las obligaciones en relación a las Personas Políticamente Expuestas (PEPs).
  • Aplicar medidas restrictivas, si procede.
• Declarar ante la UIFAND, por iniciativa propia, cualquier operación o proyecto de operación relativa a fondos respecto de los cuales se tenga la certeza o se conozca, haya sospechas o motivos razonables para sospechar que son el producto de una actividad delictiva o que están relacionados con la financiación del terrorismo, y responder sin demora a las solicitudes de información adicional que les dirija la UIFAND, y facilitar a la UIFAND toda la información que sea requerida en el ejercicio de sus funciones (art. 20).
• Conservación de la documentación durante 10 años (art. 37).

3. Ética Profesional:

Cumplir con los códigos de ética profesional aplicables a la práctica legal. Esto puede incluir evitar conflictos de intereses y actuar con integridad.

4. Prevención de Conflictos de Intereses:

Establecer procesos para identificar y gestionar los posibles conflictos de intereses entre los abogados del despacho y sus clientes.

5. Cumplimiento Fiscal:

Cumplir con las obligaciones fiscales locales, presentando declaraciones de impuestos de manera precisa y oportuna.

6. Gestión de Riesgos:

Desarrollar e implementar un programa integral de gestión de riesgos que incluya la identificación y evaluación de riesgos legales, financieros y operativos.

7. Formación Continua:

Proporcionar formación continua a los empleados del despacho sobre las leyes y regulaciones relevantes, así como sobre las políticas internas de cumplimiento.

8. Seguridad de la Información:

Garantizar la seguridad de la información mediante la implementación de medidas técnicas y organizativas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.

9. Procedimientos y Auditorías Internas:

Realizar auditorías internas periódicas para evaluar la eficacia de los controles de cumplimiento y para identificar y corregir posibles deficiencias. En particular, el artículo 40.2 de la Ley 14/2017 prevé la obligación de designar el órgano de control interno (O.C.I.C.) encargado de la organización y la vigilancia del cumplimiento de las normas para la prevención del blanqueo de capitales o valores y la financiación del terrorismo y su notificación a la UIFAND.

Una vez consideradas algunas de las obligaciones formales más relevantes en la materia, pasamos a considerar su puesta en práctica en nuestro país. En esta línea, hace cinco años, y un año después de la entrada en vigor de la Ley 14/2017, concretamente el día 11 de junio de 2018, la UIFAND publicó una nota informativa dirigida al sector de los abogados y otros profesionales jurídicos, ya que determinadas obligaciones en la materia de prevención de blanqueo de capitales no se estaban cumpliendo de forma eficiente, siendo algunos ejemplos los siguientes: no se estaba identificando en profundidad al cliente al no disponer de un documento KYC, no se establecía una clasificación de los clientes en función del riesgo, no se desarrollaba un ERI de manera correcta, no se aplicaban las medidas de diligencia suficientes, no se aplicaban, revisaban o actualizaban las políticas internas, o no se documentaban de manera escrita los análisis efectuados en relación a las operaciones sospechosas. De la misma manera, la UIFAND ha expedido otras notas informativas de la misma índole dirigidas al sector inmobiliario, a los economistas, contables, asesores fiscales, auditores, gestorías y otros proveedores de servicios a sociedades.

Podemos concluir entonces que resulta esencial que las entidades obligadas adaptemos nuestros programas de cumplimiento a las características específicas de la práctica y jurisdicción. Además, estos deben mantenerse actualizados en todo momento atendiendo a los cambios que se van produciendo en la legislación y normativas que puedan afectar su obligación de cumplimiento. En el caso de un despacho de abogados como el nuestro, el cumplimiento es especialmente importante dada la naturaleza de nuestro trabajo al implicar un alto grado de confidencialidad y responsabilidad ética. En resumen, el cumplimiento no solo es una obligación legal, sino que también es imprescindible para mantener la integridad, la confianza del cliente y evitar consecuencias legales adversas, por lo que implementar un programa de cumplimiento efectivo no solo protege la propia empresa, sino que también contribuye a la salud general del sistema legal y la justicia.