Les entités mentionnées dans la liste ci-dessus – non seulement celles résidant en Andorre mais aussi celles qui sont non résidentes exerçant des activités identiques dans la Principauté – devront remplir toutes les obligations énoncées à continuation, à l’exception des associations, fondations et autres organismes à but non lucratif, qui sont soumis à d’autres caractéristiques particulières.

1. Désignation de l’Organe de contrôle interne et de communication (OCIC)

La première obligation est de désigner un organe (c’est la figure équivalente à la figure du « Money Laundering Reporting Officer – MLRO » au Royaume-Uni), dont les fonctions sont basées sur l’élaboration d’une politique interne, de formation, et d’évaluation des risques, entre autres. Pour exercer ces fonctions, les membres désignés doivent avoir des compétences et une connaissance suffisante de la réglementation applicable.

Il y a une particularité si les obligations des entreprises et professions non financières sont une personne physique, celle-ci sera considérée comme OCIC par défaut. S’il s’agit d’une personne morale, l’OCIC peut être unipersonnelle ou bien être un organe collégial en fonction de la structure et de la taille de l’entreprise. Dans les deux cas, certaines formalités doivent être accomplies auprès de l’Unité d’intelligence financière d’Andorre (UIFAND).

2. Désignation d’un représentant auprès de la UIFAND

Dans le prolongement de ce qui précède, un représentant doit être nommé devant la UIFAND. Les fonctions de ce représentant seront d’effectuer uniquement les déclarations de transactions suspectes, ainsi que de recevoir les demandes et les exigences de la UIFAND. L’une des conditions requises pour être représentant est de faire partie de la direction de l’entreprise.

3. Identification et vérification de l’identité du client et du bénéficiaire effectif

L’identité des clients doit être vérifiée avant qu’une relation commerciale puisse être établie. En ce qui concerne les relations en cours, la loi stipule que l’identification et la vérification du bénéficiaire effectif doivent être révisées tous les cinq ans. L’objet de la relation d’affaires et l’origine des fonds doivent également être dûment identifiés.

Il est obligatoire de veiller à ce que aucun client ou bénéficiaire effectif n’apparaisse sur la « Liste des Nations Unies ».

4. Mesures de vigilance simplifiée ou due diligence étendue

Les entreprises et professions soumises aux obligations de compliance, et après avoir évalué les différents facteurs de risque (tels que le volume des transactions, le but et la durée de la relation d’affaires, ainsi que la présence des personnes politiquement exposées (PEP) impliquées), doit déterminer s’il convient d’appliquer des mesures de vigilances étendues ou simplifiées.

5. Suivi de la relation d’affaires

Dans le cas d’une relation d’affaire en cours avec le client, des procédures doivent être mises en place pour surveiller le client et vérifier si le niveau de risque déterminé au départ est maintenu ou varie dans le temps.

6. Obligation de déclaration d’opération suspecte

Toutes les entreprises et professions non financières soumises à la loi 14/2017 sont tenues de signaler à l’autorité d’intelligence financière (UIFAND), de leur propre initiative (ex officio), toute opération ou transaction suspecte détectée ou toute tentative de transaction suspecte. Cette fonction ne peut être déléguée.

7. Contrôle interne, réglementation interne et formation

Toutes les entreprises et professions non financières soumises à la loi 14/2017 doivent disposer de politiques de contrôle interne, et doivent être obligatoirement consignés par écrit et être mises à la disposition de tous les employés susceptibles d’être exposés à une situation de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. Tous les employés doivent recevoir une formation actualisée et suffisamment étendue pour pouvoir reconnaître des situations impliquant des « signaux d’alarmes » afin de pouvoir réagir à temps.

8. Conservation de la documentation

La législation andorrane indique que la période de conservation des documents liés à la conformité avec la loi 14/2017 est d’une durée d’au moins dix (10) ans. Il s’agirait notamment de documents relatifs à l’identité du client, à la nature et à la date de la transaction et l’origine des fonds.

9. Étude de risque individuelle

Cette étude de risque individuelle est obligatoire depuis le 18 juillet 2019 et consiste dans l’obligation de disposer d’une étude de risque individuelle. Il s’agit de la rédaction d’un document écrit dans lequel chaque entreprise et professions auto-évalue les risques et les vulnérabilités auxquels elles sont exposées, et identifie et met en œuvre des mesures pour atténuer ces risques.

La Principauté d’Andorre a subi une évolution importante dans son adaptation au contexte juridique international. Notre équipe d’experts en conformité réglementaire (compliance) pourra vous conseiller et vous aider à respecter la législation correspondante afin de développer correctement votre activité dans la Principauté d’Andorre.