Conformité Normative Interne – Partie Théorique et Pratique

La conformité réglementaire, également connue sous le nom de ‘compliance’, est essentielle pour les cabinets d’avocats, dans la mesure où nous sommes soumis à diverses réglementations et normes tant dans le domaine juridique que dans le domaine des affaires. Il y a aussi d’autres sujets financiers obligés, ainsi que certaines personnes physiques ou morales dans l’exercice de leur activité professionnelle. Dans ce sens, dans la Principauté d’Andorre, la réglementation le régit est la Loi 14/2017 du 22 juin, de prévention et de lutte contre le blanchiment de capitaux ou de valeurs et le financement du terrorisme, et en particulier il est prévu dans son article deuxième, qui est rédigé comme suit :

Article 2. Champ d’application […]

1. Sujets obligés financiers, qui sont les personnes physiques ou juridiques appartenant aux catégories suivantes : a) entités opérationnelles du système financier ; b) compagnies d’assurances autorisées à opérer dans la branche de vie ; c) courtiers d’assurances, personnes physiques ou juridiques qui, en contrepartie d’une rémunération, effectuent une activité de médiation d’assurances dans la branche vie ; d) institutions de chèque postal ; e) succursales situées en Andorre des sujets obligés indiqués aux lettres a) à d), quel que soit le lieu où ils ont leur administration centrale.

2. Les personnes physiques ou juridiques suivantes, dans l’exercice de leur activité professionnelle : a) comptables externes, conseillers fiscaux et auditeurs ; b) notaires, avocats et membres d’autres professions juridiques indépendantes, lorsqu’ils participent, agissant au nom et pour le compte de leur client, dans toute opération financière ou immobilière, ou en assistant à la planification ou à la réalisation d’opérations pour le compte de leur client concernant :
• l’achat-vente ou d’autres actes de disposition de biens immobiliers ou d’entités ;
• la gestion des fonds, valeurs ou autres actifs du client ;
• l’ouverture ou la gestion de comptes bancaires, de comptes d’épargne ou de comptes de valeurs ;
• l’organisation des apports nécessaires pour la création, le fonctionnement ou la gestion de sociétés ;
• la création, le fonctionnement ou la gestion de fiducies, de sociétés, d’associations, de fondations ou de structures analogues ; c) économistes, gestionnaires et prestataires de services aux sociétés, autres entités juridiques, instruments juridiques de fiducie et autres structures fiduciaires ; d) agents immobiliers qui effectuent des activités liées à l’achat-vente d’immeubles ; e) personnes qui commercent avec des biens uniquement dans la mesure où les paiements sont effectués ou reçus en espèces pour un montant égal ou supérieur à 10 000 euros, que ce soit dans une transaction unique ou dans plusieurs transactions entre lesquelles il semble exister une relation ; f) casinos de jeu, en présentiel et en ligne ; g) les associations, fondations et autres entités à but non lucratif dans les termes établis par la disposition additionnelle première de cette Loi.

3. Sont soumises à cette Loi les personnes physiques ou juridiques non résidentes qui, à travers des succursales ou par la prestation de services, rencontrent les conditions établies par cette Loi pour être considérées comme sujettes obligées.

Néanmoins, en Principauté nous disposons de l’organe indépendant correspondant chargé de promouvoir et de coordonner les mesures de détection, de prévention et de lutte contre le blanchiment de capitaux ou de valeurs, contre le financement du terrorisme et contre la prolifération d’armes de destruction massive, l’UIFAND (Unité d’Intelligence Financière d’Andorre).

Ensuite, certaines obligations en matière de conformité qui s’appliquent aux cabinets d’avocats sont présentées, ainsi que certaines pratiques recommandées :

1. Confidentialité et Protection des Données :

En tant qu’avocats, nous gérons des informations confidentielles de nos clients, il est donc crucial de garantir la confidentialité et de se conformer à la réglementation pertinente sur la protection des données : Loi 29/2021 du 28 octobre, sur la protection des données personnelles et son règlement d’application (Décret 367/2022, du 14-9-2022).

2. Prévention du Blanchiment de Capitaux et du Financement du Terrorisme :

Mettre en œuvre des politiques et des procédures pour une diligence raisonnable dans l’identification des clients et la détection des transactions suspectes, conformément aux lois nationales et internationales. La Loi 14/2017 établit les mesures spécifiques suivantes :

• Rédaction d’une ERI (Étude du Risque Interne), un document écrit qui considère tous les facteurs de risque pertinents et les mesures de mitigation, qui doit être mis à jour périodiquement et être à la disposition des employés et de l’UIFAND (art. 5).
• Appliquer les mesures de diligence requises (art. 8), qu’elles soient simplifiées (art. 11) ou renforcées (art. 6.2 et art. 12), qui comprennent entre autres :
  • Identification du client
  • Identification du Bénéficiaire Effectif.
  • Évaluation et compréhension de la nature de la relation commerciale.
  • Application des mesures de suivi.
  • Respect des obligations relatives aux Personnes Politiquement Exposées (PPE).
  • Application des mesures restrictives, le cas échéant.
• Déclarer à l’UIFAND, de sa propre initiative, toute opération ou projet d’opération concernant des fonds dont on a la certitude ou qu’on sait, soupçonne ou a des raisons valables de soupçonner qu’ils sont le produit d’une activité criminelle ou qu’ils sont liés au financement du terrorisme, et répondre sans délai aux demandes d’informations supplémentaires de l’UIFAND et fournir toute l’information requise dans l’exercice de ses fonctions (art. 20).
• Conservation de la documentation pendant 10 ans (art. 37).

3. Éthique Professionnelle :

Se conformer aux codes d’éthique professionnelle applicables à la pratique juridique, ce qui peut inclure l’évitement de conflits d’intérêts et agir avec intégrité.

4. Prévention des Conflits d’Intérêts :

Établir des processus pour identifier et gérer les conflits d’intérêts potentiels entre les avocats du cabinet et leurs clients.

5. Conformité Fiscale :

Respecter les obligations fiscales locales en soumettant les déclarations d’impôts de manière précise et opportune.

6. Gestion des Risques :

Développer et mettre en œuvre un programme complet de gestion des risques comprenant l’identification et l’évaluation des risques juridiques, financiers et opérationnels.

7. Formation Continue :

Fournir une formation continue aux employés du cabinet sur les lois et réglementations pertinentes, ainsi que sur les politiques internes de conformité.

8. Sécurité de l’Information :

Assurer la sécurité de l’information en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données.

9. Procédures et Audits Internes :

Effectuer des audits internes périodiques pour évaluer l’efficacité des contrôles de conformité et pour identifier et corriger d’éventuelles lacunes. En particulier, l’article 40.2 de la Loi 14/2017 prévoit l’obligation de désigner l’organe de contrôle interne (O.C.I.C.) chargé de l’organisation et de la surveillance de la conformité avec les normes de prévention du blanchiment de capitaux ou de valeurs et du financement du terrorisme et de sa notification à l’UIFAND.

Après avoir considéré certaines des obligations formelles les plus pertinentes dans ce domaine, nous passons à leur mise en œuvre dans notre pays. Dans cette veine, il y a cinq ans, et un an après l’entrée en vigueur de la Loi 14/2017, précisément le 11 juin 2018, l’UIFAND a publié une note informative adressée au secteur des avocats et autres professionnels juridiques, puisque certaines obligations en matière de prévention du blanchiment de capitaux n’étaient pas remplies efficacement, avec des exemples tels que : la non-identification approfondie du client en l’absence d’un document KYC, la non-classification des clients en fonction du risque, le développement incorrect d’une ERI, l’application insuffisante des mesures de diligence, la non-application, révision ou actualisation des politiques internes, ou la non-documentation écrite des analyses effectuées en relation avec les opérations suspectes. De même, l’UIFAND a émis d’autres notes informatives du même ordre destinées au secteur immobilier, aux économistes, comptables, conseillers fiscaux, auditeurs, gestionnaires et autres fournisseurs de services aux entreprises.

Nous pouvons donc conclure qu’il est essentiel que les entités assujetties adaptent nos programmes de conformité aux caractéristiques spécifiques de la pratique et de la juridiction. De plus, ces programmes doivent être constamment mis à jour en tenant compte des changements législatifs et réglementaires susceptibles d’affecter notre obligation de conformité. Dans le cas d’un cabinet d’avocats comme le nôtre, la conformité est particulièrement importante compte tenu de la nature de notre travail qui implique un haut degré de confidentialité et de responsabilité éthique. En somme, la conformité n’est pas seulement une obligation légale, mais elle est également indispensable pour maintenir l’intégrité, la confiance du client et éviter des conséquences juridiques adverses, donc mettre en place un programme de conformité efficace protège non seulement l’entreprise elle-même, mais contribue également à la santé générale du système juridique et de la justice.