Les fonctions d’une secrétaire de direction

Dans toute entreprise, qu’elle soit petite, moyenne ou grande, chacun des travailleurs qui en font partie sont essentiels pour pouvoir atteindre tous les objectifs fixés. Chaque membre du personnel doit avoir un rôle clair au sein du groupe et doit être capable de le renforcer pour son bon fonctionnement. Une bonne gestion est essentielle, néanmoins, pour l’avoir, il faut partir de la base d’une organisation correcte. L’une des personnalités qui favorise le plus l’organisation dans les entreprises de taille moyenne est le ou la secrétaire.

Il s’agit du professionnel qui collabore directement avec la direction générale de l’entreprise, devant répondre aux besoins logistiques, organisationnels ainsi qu’à l’agencement de l’agenda des postes de direction de l’entreprise. Il veille à ce que son dirigeant bénéficie, à tout moment, d’une disponibilité temporaire bien gérée, de fournitures de bureau, du soutien des collègues concernés, de l’organisation des entretiens, etc. pour pouvoir faciliter et gérer correctement leur activité. Pendant des années, le ou la secrétaire d’une entreprise avait peu d’autres fonctions telles que le service à la clientèle, la réponse téléphonique, la réalisation de photocopies et la gestion administrative et des archives.

Il faut garder à l’esprit que la position professionnelle décrite, est celle qui se charge de filtrer toutes les actions entre la direction et le reste (qu’il s’agisse de salariés ou de clients), qui organise les réunions, qui répond aux courriels et aux appels téléphoniques arrivant au standard général, tout en distinguant, si les commandes reçues sont vraiment importantes pour la direction.

Avec l’évolution des entreprises, leurs besoins ont également évolué, de même que les fonctions qui leur sont associées. Ainsi, au fil du temps la fonction de secrétaire de direction est devenue un poste de travail indispensable dans l’organigramme de toute entreprise (plus dans les moyennes que dans les petites entreprises).

Par conséquent, que le professionnel en question puisse ou non disposer d’un niveau d’études supérieur ou universitaires, il doit en règle générale, être une personne organisée et très dynamique. Il doit montrer un caractère aimable et une facilité de communication dans différentes langues, car il sera le lien entre les différents départements de l’entreprise, la direction et tous les clients.

 

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