Funciones de una secretaria de dirección

En cualquier empresa ya sea pequeña, mediana o grande, cada uno de los trabajadores de la cual forman parte, son una clave imprescindible para poder alcanzar todos los objetivos que se propongan. Cada miembro del personal debe tener claras sus funciones dentro del grupo y tiene que saber potenciarlas para que todo vaya encaminado y en buena dirección. Es fundamental mantener una buena gestión; no obstante, para tenerla debemos partir de la base de una correcta organización. Una de las figuras que favorecen más la organización dentro de las medianas empresas es la secretaria o secretario de dirección.

Se trata de la figura profesional que colabora directamente con la dirección general de la empresa, debiendo responder a las necesidades logísticas, organizativas y de agenda de los cargos directivos de la empresa. Se encarga de asegurar que su superior, en todo momento, goce de disponibilidad temporal bien gestionada, materiales de oficina, soporte de los compañeros pertinentes, organización de sus interlocuciones, etc. para poder gestionar correctamente su trabajo. Durante años, el secretario o secretaria de dirección de una empresa tenía asignadas pocas otras funciones diferentes de la atención al cliente, la respuesta telefónica, la realización de fotocopias y la gestión administrativa y de archivos.

Es necesario tener en cuenta que la posición profesional descrita, es la que se encargará de hacer de filtro entre la gerencia y el resto (ya sean trabajadores o clientes), quien organiza las reuniones, quien atenderá los correos electrónicos y las llamadas de teléfono que lleguen a la centralita general diferenciando, entre los encargos recibidos, todos aquellos que sean realmente importantes para la dirección.

Con la evolución de las empresas también han evolucionado sus necesidades, igual que las funciones asociadas a las mismas. Es así como, con el paso del tiempo, la figura del secretario o la secretaria de dirección ha pasado a ser un puesto de trabajo imprescindible dentro del organigrama de cualquier empresa (más en las medianas que en las pequeñas empresas).

Por lo tanto, con independencia de que el profesional o la profesional en cuestión pueda disponer o no de estudios de nivel superior o universitarios, por norma general, debe ser una persona organizada y muy dinámica. Complementariamente, debe mostrar un carácter afable, don de gentes y facilidad comunicativa en diferentes idiomas, ya que será quien hará de enlace entre los diferentes departamentos de la empresa, la dirección y todos los clientes.

 

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