Las obligaciones contables

Desde el momento de la apertura de un negocio en Andorra, ya sea mediante la constitución de una sociedad en Andorra o bien ejerciendo una actividad como autónomo en Andorra, los empresarios de igual forma que en nuestras jurisdicciones vecinas, están obligados a llevar una contabilidad adecuada a las dimensiones de su empresa.

A tal efecto, el Texto refundido de la Ley 20/2007, del 18 de octubre, de sociedades anónimas y de responsabilidad limitada, el Texto refundido de la Ley 30/2007, del 20 de diciembre, de la contabilidad de los empresarios y el Plan General de contabilidad, prevén una serie de obligaciones formales en las que se incluyen los procedimientos y plazos que se deben seguir para elaborar, formular, aprobar y presentar las Cuentas Anuales en el Depósito de Cuentas del Registro de Sociedades de Andorra.

Tal y como indican las referidas normas, la contabilidad debe permitir hacer un seguimiento cronológico de todas las operaciones efectuadas y debe ser guardada y custodiada ordenadamente durante un período de 6 años a contar desde la fecha del último cierre anual. Será igualmente obligatorio mantenerla, aunque se cese o se traspase la actividad empresarial.

La información contable es confidencial y sólo puede ser requerida en un procedimiento judicial o por el Ministerio de Finanzas en el ejercicio de sus funciones.

Con fecha del cierre del ejercicio (que en el caso de las sociedades estará determinado por los estatutos y, que en caso del empresario persona física siempre será el 31 de diciembre) y en el plazo máximo de 6 meses a contar de esta fecha, los empresarios o en su caso el órgano de administración de las sociedades, según proceda, deben formular y firmar las cuentas anuales.

Las cuentas anuales están formadas por una unidad que comprende el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios del patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Deben ser elaboradas con claridad y todas las operaciones deben expresarse necesariamente en euros. Deben mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados obtenidos, así como contemplar las cifras comparativas del ejercicio a que hacen referencia y las correspondientes al ejercicio inmediatamente anterior.

Dentro del mismo plazo de 6 meses, la junta general de accionistas en los términos previstos en el Texto refundido de la Ley 20/2007, del 18 de octubre, de sociedades anónimas y de responsabilidad limitada, y mediante acuerdo, las debe aprobar y emitir una certificación que recoja el acuerdo de aprobación y la aplicación del resultado del ejercicio.

A la hora de aprobar la distribución del resultado habrá que tener en cuenta las siguientes limitaciones:

  • Sólo se podrá acordar la distribución de dividendos con cargo al resultado positivo del ejercicio o a las reservas de libre disposición cuando se hayan cubierto las reservas previstas legal o estatutariamente, y el valor del patrimonio neto contable no sea inferior a la cifra del capital social, o bien resulte serlo como consecuencia de la distribución prevista.
  • Se prohíbe la distribución de beneficios mientras los gastos de establecimiento y de investigación y desarrollo no hayan sido completamente amortizados a menos que el importe de las reservas disponibles sea, como mínimo, igual al importe de los gastos no amortizados.
  • Anualmente se debe dotar una reserva indisponible equivalente al fondo de comercio que aparezca en el activo del balance, destinando a la misma una cifra del beneficio que represente al menos un 10% del importe del fondo de comercio, y utilizar a dicho efecto las reservas de libre disposición en caso de pérdidas o beneficio insuficiente.
  • Se debe deducir un 10% del resultado positivo de cada ejercicio para la constitución de la reserva legal y hasta que la misma alcance un importe igual al 20% del capital social.

 

La certificación correspondiente al acuerdo de aprobación y de distribución del resultado, junto con un ejemplar de las cuentas anuales y del informe de auditoría, en su caso, debe presentarse en el Depósito de Cuentas del Registro de Sociedades de Andorra, en el plazo máximo de un mes, a contar desde la fecha en que se alcance el acuerdo de aprobación.

Reglamentariamente se han establecido diferentes modelos de presentación de las cuentas anuales que se rigen según los siguientes parámetros:

 

1. Presentarán el modelo normal de cuentas anuales y deberán someterlos a auditoria(1) las sociedades en que durante dos ejercicios consecutivos concurran, al menos, dos de les circunstancias siguientes:

    • Que el total de las partidas del activo supere los 3.600.000€.
    • Que el importe de la cifra total anual de ingresos supere los 6.000.000€
    • Que el número de trabajadores durante el ejercicio sea superior a 25.

Estos criterios también son de aplicación para los grupos de empresas a la hora de determinar la obligatoriedad de presentación de las cuentas anuales consolidadas, según prevé el artículo 34 del Texto refundido de la Ley 30/2007, del 20 de diciembre, de la contabilidad de los empresarios.

Los documentos que forman parte de este modelo son el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios del patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.

 

2. Presentarán el modelo abreviado de cuentas anuales aquellas empresas en que durante dos ejercicios consecutivos concurran al menos dos de las circunstancias siguientes:

    • Que el total de las partidas del activo no supere los 3.600.000€
    • Que el importe de la cifra total anual de ingresos no supere los 6.000.000€
    • Que el número de trabajadores durante el ejercicio no sea superior a 25 trabajadores.

Este modelo está compuesto por un balance y cuenta de pérdidas y ganancias abreviado, estado de cambios del patrimonio neto y memoria abreviada. Las empresas que se puedan acoger quedaran eximidas de la obligatoriedad de formular el estado de flujos de efectivo.

 

3. Aquellas empresas que tengan una cifra total anual de ingresos inferior a 600.000€(2) podrán presentar un modelo simplificado formado por un balance y cuenta de pérdidas y ganancias simplificado, acompañado de unas notas explicativas.

 

4. Los empresarios, diferentes de las sociedades anónimas o de responsabilidad limitada, que tengan una cifra anual de ingresos totales inferior a 150.000€, deben presentar un documento de declaración justificativo sobre su cifra anual total de ingresos y quedan excluidos de la obligación de depositar las cuentas anuales.

 

El incumplimiento de las obligaciones previstas en materia contable será considerado una infracción que, dependiendo de su graduación, conllevará sanciones económicas que irán desde los 90€ a los 600€ en caso de infracciones leves, de los 601€ a los 2.000€ en caso de infracciones graves y de los 2.001€ a los 6.000€ cuando se trate de infracciones muy graves. En el caso de reincidencia pueden comportar multas adicionales de entre 4.002€ i 12.000€ así como sanciones accesorias entre las cuales la prohibición de contratación con la administración, inadmisibilidad de solicitudes al Registro de Sociedades y/o imposibilidad de recibir ayudas y subvenciones por parte de las administraciones públicas.

Nuestro equipo de profesionales integrado por economistas y contables de contrastada experiencia podrá ampliar cualquier información que les resulte de interés, así como asesorarles y facilitarles todos los servicios necesarios para el correcto cumplimiento de las obligaciones contables de su empresa. No duden en contactar con nosotros.

(1) La obligación de auditoria de las cuentas anuales prevista en el artículo 72 de la Ley 20/2007 no es exigible hasta la aprobación y entrada en vigor de la Ley de auditoria.

(2) Con ciertas limitaciones.

Diana Garmón

Augé Legal & Fiscal