Часть I

Учитывая более чем возможный экономический спад в Еврозоне в ближайшие кварталы или, по крайней мере, уровень ВВП около 0%, очень важно учитывать потенциальные последствия, которые замедление экономики может оказать на финансы вашего бизнеса.

В Augé Holding Group, в результате постоянного консультирования наших клиентов по вопросам бухгалтерского учета, экономики, налогообложения и бизнес-планирования, мы регулярно наблюдаем повторение одних и тех же ошибок в управлении бизнесом. Эти ошибки могут привести к тому, что у работодателей остается мало места для маневра, что обрекает их на политику вынужденных увольнений, снижения операционных расходов, создающих добавленную стоимость, снижения качества услуг или продуктов и множество тому подобного, что может привести к наихудшим последствиям. 

По этой причине в данном Newsletter (первом в этой серии) мы представляем первые основные практические советы, дающие возможность контролировать и правильно оптимизировать процессы и финансы вашей компании: 

1. Первоначальный финансовый анализ

Прежде всего, мы должны знать, на какой стадии мы находимся. Как предпринимателю, вам необходимо проанализировать, должным ли образом отражены в вашем учете на аналитическом уровне каждое из отделений, отделов, рабочих областей, департаментов и т. д. вашей компании. Чтобы иметь возможность определить сегментированную производительность каждой из ваших производственных сфер, вам необходимо провести подробное распределение доходов и расходов в соответствии с потребностями и реальностью каждого отдела. 

По этой причине, когда вы начинаете свой анализ, не забудьте максимально разделить различные области вашей компании, так как вы сможете гораздо лучше изучить индивидуальную производительность каждой услуги или продукта, или, в конечном итоге, каждого работника и даже каждой операционной издержки, отнесенной к указанному направлению. 

С другой стороны, необходимо, чтобы вы проанализировали все свои центры затрат (или непроизводительные области), чтобы соответствующим образом передать высокопроизводственным областям пропорциональные части использования указанных затрат. Таким образом, вы сможете четко определить, есть ли лишние или ненужные расходы, о чем мы поговорим позже.

Помимо этого, вы должны определить характер и объем диверсификации ваших источников дохода, чтобы иметь возможность использовать финансовые данные в вашей настоящей и будущей коммерческой политике. Помимо проверки доходов и расходов вашей компании, вы не должны забывать проводить исследование своих денежных потоков, так как здоровье вашего бюджета является основой существования вашего бизнеса. 

2. Система повторяющихся исследований денежных средств 

На этом этапе мы всегда рекомендуем пытаться создавать инструменты (метрики), которые позволят выявить различия, существующие между бухгалтерскими расходами и оттоком капитала, а также учетным доходом и притоком капитала. Почти ни одна компания не собирает 100% оплат по своим счет-фактурам именно в момент выставления счет-фактуры, или берет на себя расходы именно в тот момент, когда получает счет-фактуру. Следовательно, и для того, чтобы иметь возможность месяц за месяцем понимать, адекватно ли состояние вашей казны, вам необходимо создать эффективные для этого инструменты.

Но как мы можем узнать, какой объем средств подходит для компании? 

Конечно, работодатель должен понимать, что средние денежные поступления, к которым он должен стремиться, должны покрывать повторяющиеся расходы (постоянные операционные расходы, такие как заработная плата, выплаты постоянным поставщикам, оплата электроэнергии, арендны и т. д.) и оставлять, по крайней мере, положительную маржу в бюджете месяц за месяцем, которая бы не отклонялась от средней операционной маржи бизнеса (поскольку, если она отклоняется слишком далеко, мы можем столкнуться с проблемой в политике сбора и ее периодичности или в ситуации укоренившейся просрочки). 

Сезонные предприятия или те, у которых есть определенный период низких притоков денежных средств, должны работать над стратегиями, чтобы избежать отрицательного денежного потока в такие периоды (в противном случае они рискуют попасть в порочный круг между «хорошими» и «плохими» месяцами, достигая среднего значения годового дохода Cash-Flow близкого к 0), когда операционный счет отражает положительную маржу в размере 20%, но, которая, к сожалению, никогда не оказывается в бюджете. 

Ежемесячная положительная ситуация по денежным потокам, если она существует, должна отражаться оборотным капиталом на собственных операционных счетах компании на случай какого-либо периода затруднения с получением платежей или в случае какого-либо периодического замедления поступления доходов. Однако речь не идёт о резервном фонде, о нём мы поговорим далее. 

3. Резервный фонд

Резервный фонд должен быть не только создан в каждой компании, но и должна быть определенная политика в отношении случаев, когда к нему можно прибегать (поскольку его можно спутать с текущим кассовыми излишками на операционных счетах, о которых мы только что говорили). 

Этот фонд должен пополняться в основном за счет ежемесячного процента от положительного денежного потока, который мы определяем сами. Например, треть ежемесячного положительного денежного потока, поступления от чрезвычайных или непредвиденных доходов и остатка, который желательно направить в резерв после получения результатов финансового года (при наличии указанной суммы в бюджете). 

В идеале компания должна стремиться иметь резервный фонд, который позволил бы ей покрыть от 3 до 6 месяцев общих операционных расходов, чтобы гарантировать, что в совершенно исключительных обстоятельствах экономического спада, рыночных проблем на отраслевом уровне и т. д. существенные расходы смогут быть покрыты. Если предположить, что в такие периоды компания будет быстро искать формулы снижения своих затрат и сохранения минимума доходов, резервный фонд такого объема мог бы помочь бизнесу просуществовать более года.

Конечно, максимальное и «менее предсказуемое» значение, которое мы только что выявили, помогает нам рассчитать, каким должен быть общий или идеальный объем нашего резервного фонда. Однако, чтобы избежать соблазна брать на себя ненужные расходы при наличии излишков (типичных во времена изобилия) или осуществлять траты, которые не относятся к делу или не отвечают цели компании, должна существовать определенная политика, определяющая единственные случаи, в которых может быть использован резервный фонд (например, компенсация работникам, несчастные случаи, ремонт, превышающий значение X, судебные приговоры и т. д.), а также план его рефинансирования каждый раз, когда цифра падает ниже запланированного объема фонда. 

4. Устранение неэффективных затрат

До сих пор удивительно видеть, как подавляющее большинство компаний теряет деньги на уровне затрат. Отсутствие анализа производительности по каждой затрате, является одним из самых больших нарушений в финансовом здоровье компании.

Реализация подхода, который мы собираемся сформулировать, несколько трудоемка, но в высшей степени проста. Каждая компания должна перечислить 100% своих затрат и по каждой из них провести оценку ее существенности для функционирования бизнеса (например, аренда помещения для ресторана будет иметь оценку 10 из 10). В этом смысле все те затраты, которые были квалифицированы, например, ниже 5, должны быть тщательно изучены. Не по тому показателю насколько они необходимы, а по показателю их продуктивности.

Одно из самых больших откровений, которое может получить бизнесмен, — это обнаружить, что определенный процент затрат его компании невозвратим, поскольку они не способствуют получению конкретного дохода. Поэтому важно, чтобы при анализе каждого расхода была предпринята попытка установить прямую корреляцию с типом дохода, которому она способствует, как прямо, так и косвенно. 

После того как эта очистка будет проведена, ежемесячный оборот вашей компании станет более здоровым, и вы даже сможете подумать о том, чтобы взять на себя новые расходы, если они послужат увеличению вашей операционной прибыли и в общем вашему делу. Многие компании не имеют возможности взять на себя более высокие затраты, которые могут создать добавленную стоимость для бизнеса, именно потому, что они не устранили все те затраты, которые имеют незначительный или нулевой положительный вклад в операционный счет. 

Это всего лишь несколько простых советов, как начать оптимизацию экономики бизнеса, независимо от того, к какому сектору он принадлежит.

Мы, Augé Holding Group, продолжим публиковать дальнейшие выпуски, в которых дадим больше советов, чтобы ваша компания всегда была готова к неблагоприятным финансовым обстоятельствам или экономическому спаду.